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ChatGPT 郵件回覆提示詞：不跑掉語氣、重點與期限

這是一篇實用的 ChatGPT 郵件回覆提示詞指南，適合商務回覆、追蹤、婉拒、排程與客服回覆。先定義收件人、目的、語氣、必要資訊與檢查規則。

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快速看看 BananaNL 如何把選好的提示詞放進 NotebookLM 與 AI Chat 的輸入欄。

ChatGPT 可以協助撰寫日常郵件回覆，例如排程、追蹤未回覆、道歉、客戶更新、婉拒提案或內部請求。但只說「幫我回得好一點」，常會得到太長、太客套，或缺少下一步行動的草稿。

OpenAI 的提示詞撰寫建議強調：先放指令、清楚分隔輸入文字，並具體指定情境、目標、長度、格式與風格。套用到郵件回覆時，就是先說明你和收件人的關係、回覆目的、必須包含的事實，以及不要使用的表達。

把常用的回覆類型存進 BananaNL 後，每次只要替換收件人、期限與事實，再插入 ChatGPT 產生草稿，最後由人確認後送出。

原始郵件回覆目的語氣必要資訊

排程	整理候選時間、會議長度、地點或線上連結，以及希望對方確認的事項。
婉拒	拒絕提案或請求，同時保留感謝、簡短理由、替代方案與尊重語氣。
追蹤提醒	提醒未回覆或即將到期的事項，但避免讓對方覺得被責備或被施壓。
客戶回覆	把感謝、目前狀況、下一步與待確認問題分開，避免承諾超出已知事實。

請回覆下方郵件。目的：「接受對方請求，並只提出 2 個需要確認的問題」。收件人是外部商務夥伴。語氣要禮貌、簡潔，不要過度正式。內文 180 字以內，提供 1 個主旨，最後列出送出前我應確認的事項。

原始郵件：
"""
在這裡貼上原郵件
"""

先固定目的、關係、長度與檢查步驟，可以減少泛泛而長的回覆草稿。

請寫一封追蹤郵件，提醒對方回覆我先前提出的請求。不要責備對方。請包含需要確認的事項、希望回覆的期限，以及我可以提供的一個替代方案。內文控制在三個短段落內，避免壓迫感強的措辭。

追蹤郵件最容易失控的是語氣，因此先明確限制壓迫感與下一步行動。

請寫一封簡潔回覆，禮貌說明這次無法處理該請求。結構請依序為：感謝、簡短理由、一個替代方案、正向結尾。不要編造未提供的商務理由。

把理由與替代方案分開指定，可以讓婉拒清楚而不過度道歉，也不需要臆測。

排程、追蹤、婉拒、道歉與客戶回覆，各自需要的資訊不同。把提示詞依情境保存後，只要貼上原郵件並替換目的、期限與關係即可重複使用。

BananaNL 是一個 Chrome 擴充功能，可把保存的提示詞插入 ChatGPT、Gemini、Grok 等 AI Chat 輸入框。它不會自動送出，所以你可以先確認敏感事實、人名與附件。NotebookLM 使用可免費開始，AI Chat 整合屬於付費功能。

可以把完整郵件直接貼進 ChatGPT 嗎？

如果郵件包含個資、合約、內部數字或機密脈絡，建議只摘要必要內容，或先替換姓名與敏感資訊。

如何讓回覆不要太像 AI 寫的？

指定你平常的語氣、與收件人的關係、長度，以及要避免的用語。像「專業但不要誇張」「三個短段落」這類具體限制通常很有幫助。

ChatGPT 產生的草稿可以直接寄出嗎？

寄出前仍要確認姓名、事實、日期、金額、附件與承諾內容。ChatGPT 適合做草稿，最後把關應由人完成。

學到的提示詞放在輸入欄附近，才會持續使用。用 BananaNL 帶到輸入欄，再送出前調整成自己的語氣。