ChatGPT / 4 分鐘
ChatGPT 試算表提示詞：更安全地分析 Excel、CSV 與 Google Sheets
這是一篇實用的 ChatGPT 試算表提示詞指南，整理如何處理 Excel、CSV、Google Sheets 的公式、資料清理、摘要與圖表規劃。
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快速看看 BananaNL 如何把選好的提示詞放進 NotebookLM 與 AI Chat 的輸入欄。
在 YouTube 觀看上傳表格之前，先說清楚問題與欄位意思
ChatGPT 可以協助處理 Excel、CSV、Google Sheets：摘要資料、撰寫公式、清理髒資料、規劃圖表都可以討論。但如果只寫「請分析這份表格」，它很容易猜不準你重視哪個欄位、要用哪個期間彙總、最後要做什麼判斷。
OpenAI 的 Data analysis with ChatGPT 說明建議使用結構化資料、清楚欄名、每列一筆資料，並明確指定想了解的問題、要使用的欄位、計算方式、分組與圖表類型。因此，好的試算表提示詞不是檔案上傳後的一句話，而是一份短小的分析 brief。
把常用的分析模式存到 BananaNL 後，面對銷售表、問卷 CSV、預算管理表時，只要替換欄位名稱與輸出格式，就能穩定重複使用。
試算表提示詞先決定的 5 件事
- 用一句話寫出目的：是要公式、找異常值、清理資料、會議摘要，還是規劃圖表。
- 說明欄位意思：欄名、單位、日期格式、空白值、ID 與分類標籤該如何解讀。
- 縮小分析範圍：不要直接要求分析全部，而是指定工作表、期間、分類、區域或彙總單位。
- 固定輸出格式：Excel 公式、表格、條列摘要、圖表建議、後續確認問題，要先說清楚。
- 加入驗算條件：請它列出前提、排除的資料列、使用的計算式，以及哪些地方只是推測。
先準備 4 個輸入
這個提示詞適合的試算表任務
| 撰寫公式 | 根據欄名與條件產生 SUMIFS、XLOOKUP、FILTER、百分比變化等公式。 |
|---|---|
| 清理資料 | 在分析前檢查重複、缺漏、日期格式、單位混用與分類名稱不一致。 |
| 彙總分析 | 把銷售、廣告、問卷、庫存、預算資料依月份、分類、地區、負責人整理。 |
| 報告整理 | 把分析結果轉成會議摘要、圖表候選與下一步行動，而不是只得到一串數字。 |
可以在 ChatGPT 試用的試算表提示詞
用欄名建立 Excel 公式
請根據附上的表格，協助計算每月、每個分類的銷售總額。相關欄位是 Date、Category、Sales Amount。請用假設的範圍名稱寫出可在 Excel 使用的公式，最後用 3 個短條列說明公式邏輯與前提。
先固定欄位、目的與說明格式，可以避免只拿到公式卻無法確認它是否符合需求。
建立 CSV 前處理檢查表
分析這份 CSV 之前，請先檢查重複列、空白、日期格式、金額單位與分類名稱不一致的問題。請用表格列出可能有問題的欄位、確認方法與安全的修正建議。資料無法證明的地方請標註為「需要確認」。
先看資料品質，再看趨勢與總和，可以減少清理後數字意義改變的風險。
整理會議摘要與圖表建議
請把附上的銷售表當作下週例會的說明資料來檢視。請分別用不超過 3 點整理整體趨勢、成長中的分類、下滑中的分類與後續確認問題，最後建議最適合的圖表類型並說明理由。
這會把分析結果轉成可以直接拿去報告的形式，而不是停留在數字清單。
把試算表分析型提示詞依用途存到 BananaNL
試算表提示詞會依用途而不同：公式、清理、儀表板、報告與圖表規劃需要的檢查點不一樣。把模式存下來後，只要替換欄位名稱與目的，就能穩定重用。
BananaNL 是一個 Chrome 擴充功能，可以把已保存的提示詞插入 ChatGPT、Gemini、Grok 等 AI Chat 輸入欄。它不會自動送出，因此你可以先附上表格、確認欄位名稱，再調整提示詞後送出。NotebookLM 使用範圍可免費開始，AI Chat 連動是付費功能。
FAQ
把 Excel 交給 ChatGPT 時，一開始該寫什麼？
先寫目的、目標欄位與輸出格式。尤其欄位名稱與單位會直接影響 ChatGPT 如何解讀數字。
很大的表格可以直接上傳嗎？
太大或太複雜的檔案可能無法完整分析。需要精準結果時，建議先限制工作表、期間與欄位，或把任務拆成較小的檢查。
ChatGPT 的分析結果可以直接使用嗎？
重要決策前要確認公式、前提、排除條件與原始資料列數。如果 ChatGPT 使用程式分析，也應要求它顯示方法與輸出再採用。
如果找提示詞很麻煩，可以用 BananaNL
學到的提示詞放在輸入欄附近，才會持續使用。用 BananaNL 帶到輸入欄，再送出前調整成自己的語氣。