ChatGPT 이메일 답장 프롬프트: 말투·요건·기한이 어긋나지 않게 쓰기

메일을 붙여 넣기 전에 답장의 목적을 한 줄로 정하기

ChatGPT는 일정 조율, 미응답 리마인드, 사과, 고객 안내, 제안 거절처럼 반복되는 이메일 답장 초안을 빠르게 만드는 데 도움이 됩니다. 하지만 “괜찮게 답장해 줘”라고만 쓰면 너무 장황하거나, 말투가 과하거나, 상대가 다음에 무엇을 해야 하는지 빠질 수 있습니다.

OpenAI의 프롬프트 작성 가이드는 지시를 먼저 쓰고, 입력 텍스트를 명확히 구분하며, 원하는 맥락·결과·길이·형식·스타일을 구체적으로 지정하라고 안내합니다. 이메일 답장에서도 수신자와의 관계, 답장 목적, 반드시 넣을 사실, 피해야 할 표현을 먼저 정리하는 것이 중요합니다.

반복해서 쓰는 답장 유형은 BananaNL에 저장해 두면, ChatGPT에서 수신자, 기한, 사실관계만 바꿔 넣고 사람이 확인한 뒤 보낼 수 있습니다.

이메일 답장 프롬프트에 먼저 넣을 5가지

1. 답장의 목적을 정합니다. 수락, 거절, 일정 조율, 리마인드, 사과, 확인 요청 중 무엇인지 한 줄로 씁니다.
2. 상대와의 관계를 설명합니다. 고객, 상사, 거래처, 첫 연락, 팀원인지에 따라 적절한 정중함이 달라집니다.
3. 반드시 넣을 정보를 나눕니다. 날짜, 금액, 첨부 자료, 마감일, 대안, 할 수 있는 일과 약속할 수 없는 일을 구분합니다.
4. 말투와 길이를 정합니다. “정중하지만 짧게”, “부담스럽지 않게”, “120단어 이내”처럼 확인 가능한 조건으로 씁니다.
5. 확인 규칙을 넣습니다. 원문에서 알 수 없는 사실은 만들지 말고, 보내기 전에 사람이 확인할 항목을 마지막에 정리하게 합니다.

먼저 준비할 4가지

이 프롬프트 유형이 잘 맞는 답장 업무

ChatGPT에서 바로 써볼 이메일 답장 프롬프트

아래 메일에 답장합니다. 목적은 “상대의 요청을 수락하고 추가 확인 사항을 2개만 묻는 것”입니다. 상대는 외부 거래처입니다. 정중하지만 길지 않게 작성해 주세요. 본문은 180단어 이내, 제목 후보 1개, 마지막에는 보내기 전에 확인할 항목을 짧게 정리해 주세요.

원본 메일:
"""
여기에 원본 메일을 붙여 넣기
"""

이전에 보낸 요청에 아직 답장이 없는 상대에게 보낼 리마인드 메일을 작성해 주세요. 상대를 탓하는 표현은 피하고, 확인이 필요한 내용, 희망 답변 기한, 내가 제안할 수 있는 대안을 포함해 주세요. 본문은 짧은 3문단 이내로 작성해 주세요.

아래 요청에 대해 이번에는 대응하기 어렵다는 점을 정중히 알리는 답장을 작성해 주세요. 구조는 감사, 짧은 이유, 대안 1개, 긍정적인 마무리 순서로 해 주세요. 제공되지 않은 사정은 추측해서 쓰지 마세요.

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